Cotisations pour les prestations supplémentaires en santé (Programme des services de santé non assurés) - Modalités

1.1 Contexte général

Le ministère des Services aux Autochtones Canada (SAC) vise à fournir des programmes et des services de santé efficaces, durables et adaptés à la culture, favorisant la réduction des écarts entre l'état de santé des Premières Nations et des Inuit et celui des autres Canadiens.

L'amélioration de la santé des Autochtones est une responsabilité que se partagent les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et les partenaires autochtones. Le système de santé canadien est un ensemble disparate, complexe de politiques, de lois et de relations. Les peuples autochtones sont inclus dans les allocations de financement par habitant provenant du transfert fiscal fédéral et ont droit à l'accès aux services de santé provinciaux et territoriaux assurés en tant que résidents d'une province ou d'un territoire. Services aux Autochtones Canada finance ou fournit directement des services aux Premières Nations et aux Inuit qui complètent ceux offerts par les provinces et les territoires, notamment les soins de santé primaires, la promotion de la santé et les prestations de santé complémentaires.

Services aux Autochtones Canada finance ou fournit directement certains services de soins de santé aux communautés des Premières Nations et finance la prestation de certains programmes de santé communautaire aux Inuit vivant dans l'Inuit Nunangat, en plus du financement fédéral accordé aux gouvernements des territoires. Services aux Autochtones Canada finance également les prestations de soins de santé non assurées aux membres des Premières Nations admissibles et aux Inuit reconnus, indépendamment de leur lieu de résidence au Canada.

Le financement fédéral des services de santé destinés aux Premières Nations et aux Inuit est accordé au moyen de crédits annuels et peut faire l'objet d'augmentations ou de réductions discrétionnaires par le gouvernement fédéral. Cela contraste avec le principal transfert fédéral aux provinces et territoires pour la santé (c'est-à-dire le Transfert canadien en matière de santé), qui est protégé par la loi.

SAC appuie également l'amélioration des capacités des communautés des Premières Nations et des Inuit de traiter leurs propres besoins uniques en augmentant leur contrôle sur la conception et l'exécution des programmes de santé.

Redistribution du financement

Lorsqu'un bénéficiaire délègue son autorité ou distribue ses fonds de contribution à un organisme ou à un tiers, qu'il s'agisse d'une administration, d'un conseil, d'un comité ou d'un autre organisme autorisé à agir en son nom, il demeure responsable envers le ministère de l'exécution de ses obligations liées à l'entente de financement. Aucune délégation ou distribution des fonds de contribution ne doit compromettre les objectifs des programmes et services, ni l'attente d'un service transparent, juste et équitable.

Les bénéficiaires choisissent en toute indépendance les tierces parties et n'agissent pas en tant qu'agent du gouvernement lorsqu'ils effectuent de telles redistributions.

Pour un accord initial de contribution, le bénéficiaire doit fournir :

• pour les bandes des Premières Nations et les organismes Inuit ou pour un groupe détenant un mandat officiel en vertu d'une résolution du conseil de bande ou un autre mandat officiel : adresse et numéro de téléphone l'entité juridique, nom et titre de la personne-ressource de la bande, quorum requis pour la signature d'un accord et nombre de conseillers;
• pour les corporations : documents de constitution, tels que les statuts constitutifs ou lettres patentes, règlements administratifs;
• divulgation de la participation éventuelle d'anciens fonctionnaires assujettis au Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat ou au Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique;
• pour les gouvernements municipaux, provinciaux et territoriaux, les organismes de santé et les autorités sanitaires : acte légal ou lettre d'enregistrement.

Les exigences suivantes s'appliquent à tous les accords de contribution communautaires :

• un mandat, tel qu'appuyé par une résolution du Conseil de bande  ou toute autre forme de mandat officiel pour les accords initiaux, pour le renouvellement des accords ou pour l'ajout de nouvelles initiatives, selon les besoins du programme;
• un plan : le plan de santé, le plan de travail pluriannuel ou le plan de programme pluriannuel constitue le document principal du bénéficiaire qui identifie les besoins de santé de la communauté, définit sa capacité d'y répondre et décrit ses programmes et ses services visant à traiter les priorités de santé. Le plan de santé doit également indiquer toutes les ressources disponibles, décrire la façon dont les divers services seront intégrés et décrire la méthode de mesure du succès. Ce plan est à la base de l'établissement des priorités, du développement des capacités et du renforcement de la responsabilisation à l'égard de l'exécution du programme. Des détails supplémentaires sur le processus de planification figurent à l'appendice B;
• la preuve de la capacité et de l'expérience financières et administratives nécessaires pour fournir les programmes et services. L'expérience de la gestion de programmes et de finances ne doit pas nécessairement avoir été acquise dans le domaine de la santé; elle peut aussi être liée à d'autres domaines tels que l'éducation, les services sociaux et le développement économique.

Renouvellement des accords de contribution

La décision de conclure ou non des accords de contribution subséquents sera fondée sur :

• la preuve qu'un plan a été mis en œuvre et mis à jour;
• des discussions entre SAC et le bénéficiaire afin de déterminer si l'accord sera renouvelé;
• l'ensemble des rapports et des vérifications exigés;
• une évaluation des risques.

SAC peut conclure des accords avec des bénéficiaires admissibles conjointement avec d'autres directions générales ou secteurs de Services aux Autochtones Canada et d'autres ministères fédéraux pour la prestation de services de santé, de programmes particuliers ou de services fournis en vertu d'un financement global. Tous les autres aspects des modalités et des conditions resteront applicables en vertu de ces accords et on veillera à assurer la compatibilité des exigences des divers bailleurs de fonds.

10.1 Stratégie de mesure du rendement

La stratégie de mesure du rendement élaborée pour cette autorisation démontre l'intention et la capacité du Ministère de mesurer le rendement en fonction de ses engagements à l'égard des résultats clés, de façon permanente (mesure continue du rendement) et périodique, par le biais de l'évaluation des programmes et de projets de recherche particuliers. La stratégie de mesure du rendement couvre :

• les activités principales du programme et ses clients ou populations cibles;
• les résultats attendus;
• les indicateurs de rendement;
• les sources et les méthodes de collecte de données;
• la responsabilité et la fréquence de la collecte;
• la méthode de production de rapports.

On a mis en place des systèmes, des procédures et des ressources ministériels afin d'assurer la diligence raisonnable à l'égard de l'approbation des paiements de transfert, de la vérification de l'admissibilité et du droit au financement et de la gestion et de l'administration du programme de contribution. À titre de gestionnaire responsable de l'Autorité relative aux prestations supplémentaires en santé, le sous-ministre adjoint principal ou son représentant désigné doit veiller à ce que :

• les bénéficiaires reçoivent l'aide, les conseils et l'expertise appropriés;
• les progrès des projets approuvés soient contrôlés;
• les fonds publics soient gérés de façon appropriée.

Services aux Autochtones Canada a établi un cadre de contrôle de la gestion (CCG) des paiements de transfert qui assure la diligence raisonnable dans l'établissement et l'administration des accords de contribution. De plus, SAC dispose de politiques, de procédures, d'un système de gestion des contributions et d'outils de formation pour appuyer la gestion de tous les accords de contribution.

SAC utilise des accords types comme instruments d'administration et de gestion des programmes et des ressources de santé des communautés des Premières Nations et des Inuit. Ces accords varient selon le niveau de contrôle, de flexibilité, d'autorité et d'exigences en matière de rapports, tel que décrit dans les stratégies applicables de mesure du rendement. Ces accords définissent les mécanismes de financement de façon à répondre aux besoins du bénéficiaire tout en tenant compte de ses capacités.

10.2 Politique d'intervention

Étant donné la relation unique développée avec les bénéficiaires qui reçoivent du financement pour fournir des programmes et des services de santé, on a élaboré une politique d'intervention en vue de constituer un cadre pour résoudre les difficultés que pourraient éprouver les bénéficiaires dans la gestion ou l'exécution de programmes. Cette politique d'intervention contient une liste de déclencheurs potentiels ou d'indicateurs de la nécessité d'une intervention, y compris le manquement aux modalités de l'accord de financement, les urgences de santé, le défaut de fournir les programmes et les services de santé et les problèmes d'administration ou de gestion. Dans les cas où une intervention est nécessaire, la politique stipule que le niveau d'intervention doit être adapté à la situation, tel que déterminé en discutant avec le bénéficiaire. L'intervention pourrait mener à la gestion par un tiers ou à d'autres activités de gestion corrective. Services aux Autochtones Canada peut conclure, de son propre chef ou conjointement avec d'autres ministères, des accords à l'appui d'activités de gestion corrective, y compris des accords de gestion par un tiers.

10.3 Exigences en matière de rapports

L'accord de contribution contient des dispositions décrivant les exigences en matière de production de rapports financiers et non financiers par le bénéficiaire. Le niveau et la fréquence des rapports varient selon le mode d'exécution. Pour les programmes ciblés, les exigences en matière de production de rapports et de responsabilisation stipulées dans l'accord de contribution établiront un niveau et une fréquence appropriés afin de déterminer si les exigences d'exécution particulières aux programmes ont été satisfaites et si les dépenses ont été faites par le bénéficiaire conformément aux modalités de l'accord.

Dans les cas où un financement spécial limité dans le temps est fourni pour des programmes ou des services visant des questions particulières de santé, l'accord de contribution doit stipuler les éventuelles conditions supplémentaires liées à ce financement. Sauf indication contraire, le financement spécial limité dans le temps doit être dépensé uniquement aux fins pour lesquelles ce financement est fourni.

On utilisera les mécanismes existants afin d'assurer la mise en place de rapports hiérarchiques, d'orientations stratégiques et de processus administratifs pour appuyer la mise en œuvre, le contrôle et la gestion des risques des paiements de transfert de façon à garantir la responsabilisation du bénéficiaire, du Ministère et du ministre.

Les accords de contribution avec des gouvernements municipaux, provinciaux et territoriaux, des organismes de santé et des autorités sanitaires, ainsi que des organismes internationaux, exigent d'adapter les exigences en matière de responsabilisation afin de les harmoniser avec les structures de responsabilisation et obligations légales existantes de ces organismes. Une telle adaptation vise à éviter le dédoublement et à faciliter l'intégration. Veuillez consulter l'appendice D pour le sommaire des exigences en matière de diligence raisonnable.

11.1 Vérifications de contributions

On effectue des vérifications de contributions axées sur les risques, conformément au cadre de vérification et d'assurance qualité de la SAC-DGSPNI. Ce cadre décrit les types d'activités de vérification que le ministère peut exécuter, les rôles et les responsabilités connexes et le processus d'approbation. On procède aux vérifications de contributions conformément à un plan de vérifications annuelles axées sur les risques, qui détermine les vérifications à effectuer en fonction d'une évaluation des risques.

Les risques opérationnels considérés tiennent à la probabilité que :

• les communautés des Premières Nations et des Inuit ne reçoivent pas les programmes et les services de santé auxquels elles ont droit;
• les fonds de programmes soient utilisés autrement qu'aux fins prévues ou non conformément aux modalités et aux conditions de l'accord de contribution ou que les pratiques de contrôle interne des Premières Nations et des Inuit soient inappropriées et/ou;
• les fonds de programmes soient utilisés à des fins personnelles.

Services aux Autochtones Canada est responsable de déterminer si les bénéficiaires se sont conformés aux modalités et aux conditions applicables aux contributions. SAC peut examiner des accords de contribution individuels dans le cadre d'une évaluation méthodique des risques ou d'une évaluation intuitive des risques liés à la gestion de programmes si elle soupçonne l'existence d'un problème ou si les contrôles internes de programmes ont échoué, par exemple, contrôle financier et opérationnel.

11.2 Vérifications de programmes

La fonction de vérification interne à la Direction générale des services de vérification et de certification est une activité de conseil et d'assurance professionnelle, indépendante et objective, conçue pour apporter une valeur ajoutée et améliorer les opérations du Ministère grâce à une approche systématique et disciplinée de l'évaluation et de l'amélioration de l'efficacité de la gestion des risques, et processus de gouvernance. Les audits internes sont sélectionnés à l'aide d'un processus de planification d'audit basé sur les risques qui s'étend sur plusieurs années. Celui-ci porte principalement sur les domaines à haut risque et d'importance majeure du ministère et prend également en compte les priorités du ministère.

Une stratégie de gestion des risques à l'appui de l'Autorité relative aux prestations supplémentaires en santé a été développée et elle détaille le profil de risque de chaque composante principale de cette autorisation. L'outil d'évaluation des risques a été développé pour standardiser le risque. Les plans de vérification prévoient l'examen des politiques, des pratiques et des contrôles de gestion interne des programmes de paiements de transfert et la détermination de l'efficacité des processus ministériels visant à contrôler la conformité des bénéficiaires aux exigences applicables des accords de contribution.

13.1 Propriété intellectuelle

Les droits d'auteur liés à tout document créé par le bénéficiaire financé dans le cadre d'un accord de contribution visant l'exécution de programmes et de services de santé dans les communautés des Premières Nations ou des Inuit sont dévolus au bénéficiaire. Le ministre aura le droit d'utiliser, de reproduire et de traduire de tels documents visés par un droit d'auteur à des fins gouvernementales et de partager de tels documents avec les gouvernements provinciaux ou territoriaux pour usage interne seulement, sous réserve de la suppression de tout renseignement personnel ou confidentiel, si la loi l'exige. Le ministre ne devra pas autrement distribuer ni divulguer aucun tel document à l'extérieur du gouvernement fédéral, sauf si la loi ou le bénéficiaire l'y autorise.

Dans les cas où un projet financé ou une activité financée nécessite ou autrement inclut la création d'études, de recherches, de rapports, de communications ou d'autres médias liés à la santé autochtone ou l'élaboration de connaissances liées à la santé autochtone, les droits d'auteur sont dévolus au bénéficiaire. Le ministre aura également le droit, en vertu d'une licence exempte de frais et de redevances, de distribuer ou de divulguer de tels documents à toute partie à l'extérieur du gouvernement fédéral, sous réserve que lesdits documents ne contiennent pas de renseignements confidentiels en vertu de l'accord et que la distribution soit à des fins non commerciales seulement. Dans le cas d'études ou de rapports confidentiels, la distribution doit se faire avec le consentement des parties dont les droits sont en cause et conformément à la loi.

13.2 Résiliation

L'une ou l'autre des parties peut résilier un accord de contribution sans motif sur préavis écrit à l'autre partie, conformément aux processus définis dans l'accord de contribution. Une clause de résiliation est incluse dans chaque accord. Le ministre peut résilier l'accord en tout temps en vertu des dispositions de la section des recours en cas de manquement de l'accord de contribution ou pour des motifs liés à l'affectation de crédits.